Jak stworzyć oficjalne zaproszenie?

Wręczenie indywidualnie przygotowanego zaproszenia na wydarzenie od razu podnosi prestiż eventu i sprawia, że goście czują się mile widziani. Zgodnie z zasadami savoir vivre’u wiele oficjalnych uroczystości wymaga wręczenia tradycyjnego zaproszenia. Aby jednak uzyskać jak najlepszy efekt, należy zwrócić uwagę na informacje zawarte na karteczce oraz opracować unikatowy design. Znaczenie ma także jakość wydruku. Zobacz, o czym trzeba pamiętać przy projektowaniu zaproszeń.

Spis treści:

• Dlaczego oficjalne zaproszenie wymaga dużo uwagi?
• Oficjalne zaproszenie na wydarzenie – czego nie może zabraknąć?
• Jak napisać oficjalne zaproszenie?
• O czym warto pamiętać, pisząc zaproszenie?
• Oficjalne zaproszenie – wzór
• Jak stworzyć oficjalne zaproszenie? Podsumowanie

Dlaczego oficjalne zaproszenie wymaga dużo uwagi?

Przygotowując spotkanie firmowe, można rozważyć różne sposoby zaproszenia gości. Chociaż technologie cyfrowe są coraz popularniejsze, zaproszenie oficjalne wciąż najczęściej przybiera formę tradycyjną, papierową, a nie elektroniczną. Otrzymanie eleganckiego zaproszenia na imprezę firmową już na wstępie podnosi rangę wydarzenia i sprawia, że goście będą mogli czuć się wyróżnieni. To także oficjalna forma przeznaczona dla wydarzeń organizowanych dla wielu osób, z którymi organizator nie ma więzi osobistych. Istnieją też takie okazje, które, zgodnie z tradycją, wymagają wręczenia papierowego zaproszenia.

Przygotowanie i wydruk zaproszeń na event biznesowy wymagają jednak odrobiny pracy. Niedbale i nieprofesjonalnie wykonane kartki mogą wywrzeć jeszcze gorsze wrażenie na uczestnikach niż brak specjalnych zaproszeń papierowych. Z tego powodu szczególnie warto zwrócić uwagę na to, jak powinno wyglądać zaproszenie od strony funkcjonalnej i wizualnej.

Oficjalne zaproszenie na wydarzenie – czego nie może zabraknąć?

Każde oficjalne zaproszenie na wydarzenie powinno być przygotowane indywidualnie i z myślą o konkretnym evencie. Niemniej jednak istnieją pewne stałe elementy, które powinny znaleźć się w każdej karcie z zaproszeniem. Informacje, które należy zawrzeć, to m.in.:

• dane organizatora i informacje o wydarzeniu,
• adresat zaproszenia,
• data, godzina i miejsce eventu,
• forma wydarzenia,
• informacja o obowiązującym stroju (jeśli jest konieczna),
• informacja o możliwości udziału z osobą towarzyszącą.

Zastanawiając się, jak napisać zaproszenie oficjalne, warto wziąć pod uwagę wszelkie cechy specyficzne charakteru imprezy. Przykładowo, jeśli spotkanie ma być realizowane częściowo w plenerze, również warto o tym zawiadomić gości, aby mogli odpowiednio dostosować swoje kreacje. Jeśli impreza ma mieć charakter zamknięty i obsługa osób towarzyszących nie jest przewidywana, również należy jasno zakomunikować taką informację w celu uniknięcia niezręcznych sytuacji.

Przeczytaj także: Jak przygotować plik do druku? Procedura przygotowania krok po kroku

Jak napisać oficjalne zaproszenie?

Indywidualny charakter to nadrzędna cecha, którą powinno charakteryzować się zaproszenie oficjalne. Wzór znaleziony w internecie, nawet najwyższej jakości, nigdy nie będzie najlepszy, gdyż nie będzie odpowiadał unikatowemu charakterowi organizowanego wydarzenia. O regułach tych warto pamiętać także podczas doboru języka i stylistyki zaproszenia. Zasady pisania zaproszeń na oficjalne uroczystości wskazują na język formalny, jednak sposób pisania powinien uwzględniać także relację pomiędzy zapraszającym a gośćmi.

Język warto dostosować do okoliczności. Jeżeli w trakcie wydarzenia odbywać się będzie koncert, można wykorzystać ten element do zbudowania atrakcyjnego zaproszenia, które będzie osadzone w stylistyce muzycznej. Zupełnie innymi zasadami kierować się będą organizatorzy imprez tematycznych, w trakcie których dominować będzie określony motyw zabawy. Każda kartka z zaproszeniem powinna też być dostosowana do wieku gości.

O czym warto pamiętać, pisząc zaproszenie?

Dobór odpowiedniej stylistyki i języka oraz przedstawienie wszystkich potrzebnych informacji organizacyjnych to nie wszystkie elementy, o których trzeba pamiętać. Sprawdzając, jak powinno wyglądać zaproszenie, warto ustrzec się od powszechnie spotykanych błędów. Należą do nich m.in.:

• błędy związane z kolejnością zapraszania osób – przygotowując wspólne zaproszenie dla małżeństwa, zgodnie z zasadami zaproszenie zawsze powinno wymieniać kobietę jako pierwszą w kolejności. Wskazywanie na możliwość udziału z osobami towarzyszącymi nie jest błędem formalnym, ale może być w tym przypadku sporym nietaktem.
• problemy z odmianą nazwisk – nazwiska w języku polskim można odmieniać, ale istnieją wyjątkowe sytuacje, kiedy gość może sobie tego nie życzyć. Na pierwszym miejscu należy zachować takt, dlatego taka wola powinna być uszanowana.
• sposób i czas dostarczenia – zaproszenie na urodziny, oficjalne zaproszenie na imprezę firmową i inne uroczystości powinny być dostarczone z odpowiednim wyprzedzeniem. Rozsądnym minimum jest okres dwóch tygodni. Zapewni on czas na przygotowanie się do udziału w wydarzeniu. Warto pamiętać, aby zaproszenia przesyłać sprawdzoną metodą w celu uniknięcia kłopotów z dostarczeniem.

Osobną kwestią są aspekty wizualne, które od razu rzucają się w oczy i wpływają na to atrakcyjność kartki. Projekt graficzny można opracować samodzielnie, korzystając z powszechnie dostępnych programów lub zlecić grafikowi. Przy tworzeniu koncepcji zaproszenia na imprezę firmową dobrze jest pamiętać o poniższych zasadach:

• mniej znaczy lepiej – elementy graficzne powinny być tłem i/lub dodatkiem do zaproszenia. Pomijając imprezy okolicznościowe dla najmłodszych, z reguły przesadne uatrakcyjnienie graficzne kartki wywołuje efekty odmienne od zamierzonych.
• zaproszenie oficjalne nie może być infantylne – zamiast wymyślnych kształtów warto postawić na minimalizm. W przypadku oficjalnych uroczystości jednolicie ciemne lub białe tło z drobnymi wstawkami, np. złotymi podkreśleniami, będzie wyglądać bardzo profesjonalnie.
• zadbaj o jednolitość – wszystkie elementy zaproszenia powinny być wykonane w takiej samej stylistyce. Dotyczy to szczególnie czcionek – przed wydrukiem warto sprawdzić, czy używa się jednego fontu, czy kilku rodzajów.

Oficjalne zaproszenie – wzór i plan przygotowania

W zależności od przyjętej strategii można zdecydować się na skorzystanie z gotowych zaproszeń firmowych. Wzory takich kart bez problemu można znaleźć w sieci. Jak wspomnieliśmy, najistotniejszy jest jednak indywidualny charakter zaproszenia. Ważne jest, aby goście poczuli wyróżnieni, a osiągnąć to można tylko poprzez opracowanie unikatowej koncepcji.

Każdy wzór zaproszenia na imprezę dostarcza jednak wielu pomysłów na to, jak stworzyć własny projekt. Przy tworzeniu zaproszenia samodzielnie warto trzymać się następujących kroków:

• Wybierz i przygotuj papier firmowy w odpowiednim formacie – podstawą projektu zawsze jest arkusz papieru. Warto wybierać spośród ozdobnych papierów i tych wykończonych folią. Najpopularniejsze formaty to DL (100 x 210 mm), A6 (105 x 210 mm), A5 (148 x 210 mm) i B6 (120 x 170 mm). Świetne wrażenie wywołują też zaproszenia kwadratowe, np. 140 x 140 mm.
• Zaplanuj projekt graficzny zaproszenia – grafikę łatwo można dziś wykonać w aplikacjach webowych i darmowych programach dedykowanych. W przypadku zaproszeń oficjalnych ważne jest, aby postawić na profesjonalizm i minimalizm.
• Wpisz podstawowe dane – dane w edytorze należy rozmieścić w taki sposób, aby zachować jednakowe odległości między wierszami. Informacje o wydarzeniu, nadawcy i adresatach powinny być dla każdego łatwe do odczytania.
• Stwórz formalną część listu – zaproszenie uzupełnij o dane formalne dotyczące charakteru i powodu organizacji wydarzenia, dodając pozostałe informacje w zależności od specyfiki eventu (np. lista programów specjalnych, obowiązujący ubiór itd.).
• Pamiętaj o odpowiednim zakończeniu – gdy kartka ma już wszystko, co najważniejsze, zaproszenie trzeba odpowiednio zakończyć. W przypadku zaproszeń oficjalnych nie można pozwolić sobie na kolokwializmy. Uniwersalnym zwrotem będzie np.: „Liczymy na Państwa obecność. Z wyrazami szacunku”.
• Sprawdź poprawność danych – przed zakończeniem prac koniecznie sprawdź, czy wszystko się zgadza i nigdzie nie ma żadnej literówki.
• Wydrukuj i wyślij zaproszenia – gotowy projekt można śmiało przesłać zaufanej drukarni, a wydrukowane zaproszenia rozesłać następnie do gości!

Przeczytaj także: Papier do wizytówek: jak wybrać odpowiedni rodzaj papieru?

Jak stworzyć oficjalne zaproszenie? Podsumowanie

Stworzenie atrakcyjnego i profesjonalnego zaproszenia nie jest tak trudne, jak może się z pozoru wydawać. Trzeba jednak pamiętać, że prawdopodobnie najważniejszą zasadą przy projektowaniu zaproszenia jest dostosowanie go do okoliczności. Zaproszenie firmowe powinno także zawierać wszystkie potrzebne informacje, umożliwiające gościom odpowiednie przygotowanie się do imprezy. Pamiętając o wskazanych w tym artykule wytycznych, można samodzielnie zacząć projektowanie różnych wersji zaproszeń. Gdy będą gotowe, przed wydrukiem dobrze pokazać je kilku innym osobom, aby sprawdzić, która wersja najbardziej przypadnie do gustu.