Rodzaje teczek na dokumenty oraz sposoby ich wykorzystania

Teczki ofertowe to bez wątpienia jeden z ważniejszych elementów wspomagających organizację pracy w biurze. Produkt ten jest niezwykle popularny w agencjach ubezpieczeniowych i kancelariach prawniczych. Podobnie w oddziałach banków oraz w kancelariach notarialnych. Teczki reklamowe są stosowane do przechowywania dokumentów. Ułatwiają ich przenoszenie i zabezpieczają przed zniszczeniem. Efektywnie wspomagają prezentację oferty handlowej okazywanej kontrahentom czy klientom. Teczki ofertowe mogą stanowić profesjonalną i elegancką formę reklamy, dlatego też są inwestycją godną uwagi.

Spis treści:

• Technika druku i sposoby realizacji teczek ofertowych
• Teczki jednobigowe i dwubigowe
• Rodzaje teczek na dokumenty
• Kiedy warto stosować teczki na dokumenty?
• Jak wybrać odpowiednią teczkę do dokumentów?

Technika druku i sposoby realizacji teczek ofertowych

Zazwyczaj teczki reklamowe realizowane są w druku offsetowym. Przeważnie w nakładach od 100 sztuk wzwyż. Najczęściej stosuje się jednostronny druk teczek. Oczywiście można również zadrukować ich wnętrze, co spowoduje, że będą się dodatkowo wyróżniać.

Druk teczek obejmuje różnorodne rozwiązania dotyczące uszlachetnienia papieru. Do wykończenia druku wykorzystywane są rozwiązania takie same jak w przypadku okładek katalogów. Dzięki temu można zrealizować teczki reklamowe z foliowaniem lub pokryte lakierem UV wybiórczym. W wersji premium można wykonać teczki z połączeniem foliowania i lakieru UV wybiórczego.

Powszechnie stosowany dla potrzeb teczek papier to kreda mat o gramaturze 350 g. Stosuje się również karton o gramaturze 270 g lub większej. Teczki ofertowe wykonywane są na sztywnym i twardym surowcu. Dzięki temu są solidne i trwałe, a przy tym pięknie się prezentują.

Druk teczek obejmuje różnorodne rozwiązania dotyczące uszlachetniania papieru. Do wykończenia druku wykorzystywane są rozwiązania takie same jak w przypadku okładek katalogów. Dzięki temu można zrealizować teczki reklamowe z foliowaniem lub pokryte lakierem UV wybiórczym. W wersji premium można wykonać teczki z połączeniem tych dwóch metod wykończenia.

W każdej drukarni można znaleźć odmienne wykrojniki do realizacji teczek. Są to odpowiednio przygotowane matryce, które definiują kształt wykrojonego arkusza papieru, z którego składana jest teczka. Należy pamiętać, aby projekt graficzny dopasować do wykrojnika, jaki stosowany jest w danej drukarni.

Wśród teczek ofertowych najczęściej spotykane są teczki dopasowane rozmiarem do kartek formatu A4. To doskonałe rozwiązanie dla firm, w których sporządzane są oferty w formie drukowanej. Zdecydowanie rzadziej spotyka się teczki na dokumenty formatu A5.

Zobacz artykuł: Najpopularniejsze formaty papierów oraz ich rozmiary

Teczki ofertowe jednobigowe i dwubigowe

Teczki ofertowe dzieli się na dwa rodzaje: jednobigowe i dwubigowe. Jednobigowe nie posiadają grzbietu. Dwubigowe mają grzbiet, przeważnie o grubości około 5 mm. Wybór jednej z tych opcji definiuje, jaką liczbę kartek zdoła pomieścić teczka.

W teczkach jednobigowych zmieści się maksymalnie kilkanaście kartek papieru. Te dwubigowe mieszczą dużo większą ilość dokumentów – nawet do kilkudziesięciu kartek papieru. Są duże grubsze, dzięki czemu zwiększa się też ich pojemność.

Rodzaje teczek na dokumenty

Wśród najpopularniejszych rodzajów teczek można wymienić przede wszystkim:

• Teczki zapinane — najczęściej wyposażone w gumkę, rzepy lub zapinane w inny sposób. Są wyjątkowo wygodne, ponieważ zapobiegają wypadaniu zawartości i umożliwiają należyte zabezpieczenie przedmiotów, które znajdują się w środku. Producenci, umieszczając na teczce wygodną gumkę, mogą postawić na zapinanie jej wzdłuż lub po bokach.
• Teczki wiązane — równie wygodne do przechowywania dokumentów co poprzedniczki, jednak gwarantujące wyższy poziom bezpieczeństwa w przypadku przenoszenia dużej liczby dokumentów w większej grubości teczce.
• Teczki skrzydłowe — to przeważnie najgrubszy i najbardziej masywny rodzaj teczek. Mieszczą one bardzo dużo dokumentów i powstają najczęściej z grubej tektury.

Teczki mogą być wykonane z papieru lub tworzyw sztucznych. W drugim przypadku często wykorzystuje się polipropylen. Oba z przytoczonych rozwiązań mają swoje wady i zalety. Teczki papierowe są tanie w produkcji i ekologiczne, natomiast teczki z polipropylenu są o wiele bardziej wytrzymałe i odporne na zalanie.

Występują w różnych kolorach, z przegródkami lub bez. Przekładki obecne w teczce umożliwiają szybką i łatwą segregację dokumentów oraz są przydatne wtedy, kiedy zachodzi potrzeba ich prezentacji przed klientem. Takie teczki nazywamy teczkami harmonijkowymi lub segregującymi. Doskonale zastępują niewielkie segregatory.

Kiedy warto stosować teczki na dokumenty?

Teczki mogą służyć do archiwizowania dokumentów. W firmach zajmujących się księgowością oraz prowadzeniem działów kadr i płac bardzo często można znaleźć teczki akt osobowych, które ułatwiają prowadzenie dokumentacji dla każdego z pracowników osobno. Często umieszcza się w nich także faktury, wizytówki firmowe czy umowy.

W biurach popularne jest zamawianie teczek, które mogą zostać wręczone pracownikom oraz klientom, natomiast w szkołach — eleganckich teczek, które otrzymują absolwenci w momencie odbioru świadectw. Teczki sprawdzą się również w domu i w magazynie. Pozwalają na bezpieczne przechowywanie wszystkich ważnych dokumentów i materiałów, które mogą się kiedyś przydać. Niektóre rodzaje teczek z łatwością zastępują segregatory.

Jak wybrać odpowiednią teczkę?

Wybierając idealny produkt, trzeba wziąć pod uwagę przyszłe przeznaczenie teczki. Należy zastanowić się, jak powinna wyglądać, w jaki rodzaj zapięcia musi zostać wyposażona oraz ile dokumentów docelowo ma pomieścić. W niektórych przypadkach pożądane jest pozostawienie miejsca do wypełnienia na przedniej okładce, co daje możliwość samodzielnego opisania teczki.

Obecnie w bogatej ofercie producentów bez trudu można znaleźć najróżniejsze rodzaje teczek, co ułatwia dopasowanie ich do indywidualnych potrzeb i umożliwia wszechstronne zastosowanie.