Sprawdzone metody dobrej organizacji pracy

Spis treści:

• Planowanie. Klucz do dobrej organizacji pracy
• Przydatne checklisty
• Rób jedną rzecz na raz
• Trzymaj porządek w dokumentach
• Współpracuj i bądź asertywny

Dobra organizacja pracy to podstawa do tego, aby nie pogubić się w codziennym gąszczu obowiązków. To również sposób na działanie w sposób efektywny i pozbawiony zbędnego stresu. Jak jednak wdrożyć ją w życie? Podpowiadamy!

Bałagan i chaos to jedne z głównych przeszkód na drodze do realizacji celów zawodowych, dlatego warto poświęcić trochę energii, aby ich uniknąć. Łatwo powiedzieć, trudno zrobić? Niekoniecznie! Warto tylko trzymać się kilku wartościowych zasad organizacji pracy. Oto one.

Planowanie. Klucz do dobrej organizacji pracy

Solidne rozplanowanie celów i sposobów ich osiągania to niezwykle ważny element dobrej organizacji pracy. Dzięki planowaniu możesz lepiej zarządzać swoim czasem i ustalać priorytety dla zadań, w pierwszej kolejności skupiając się na najważniejszych z nich, a odkładając na później te mniej pilne. Planując realizację swoich obowiązków, warto brać pod uwagę różne scenariusze. Często bowiem okazuje się, że to, co wydaje się niemożliwe do zrobienia w miesiąc, przy sprzyjających warunkach może być wykonane w tydzień – i na odwrót. Dlatego dobrze przygotowany plan zakłada zarówno optymistyczne, jak i pesymistyczne wersje wydarzeń. Warto więc przy tym pamiętać o elastyczności, która pozwoli dopasować konkretny scenariusz do zmieniających się zdarzeń niezależnych od Ciebie.

Przydatne checklisty

Przy metodach organizacji pracy oraz konstruowaniu i realizacji planów pomocne są niektóre proste narzędzia. Jednymi z nich są checklisty. To nic innego jak kontrolne listy zadań, w których rozpisuje się konkretne cele na szczegółowe punkty i ustala się czas potrzebny do ich wykonania. Dzięki checkliście można w łatwy sposób uporządkować oraz usystematyzować swoje długo- i krótkoterminowe cele, jasno sformułować etapy ich realizacji, zachować dyscyplinę i uniknąć zapominania o ważnych szczegółach. To wszystko sprawdza się doskonale nie tylko w pracy w pojedynkę, ale również w zadaniach zespołowych, w których kluczem do sukcesu jest często właściwa koordynacja działań i przydzielanie ich poszczególnym osobom.

Rób jedną rzecz na raz

Wiele osób posiada podzielną uwagę i jest w stanie wykonywać nawet kilka czynności jednocześnie. Jednak wbrew obiegowej opinii „multitasking” nie musi wcale przyczyniać się do przyspieszonego osiągnięcia celu – często jest wprost przeciwnie. Dlatego w codziennej pracy warto stosować zasadę „jedna rzecz na raz”. Tylko w ten sposób można być pewnym, że konkretne zadanie zostanie wykonane z pełnym zaangażowaniem i koncentracją, co jest szczególnie ważne przy bardziej wymagających czynnościach.

Trzymaj porządek w dokumentach

Utrzymanie porządku w papierach to kolejny ważny element dobrej organizacji pracy. Warto regularnie je archiwizować i segregować – w przeciwnym razie można się w nich zagubić. Dobrym pomysłem jest wykorzystywanie w tym celu segregatorów, teczek i skoroszytów. Można dodatkowo oznaczać je kolorami, aby w razie potrzeby odnalezienie ważnego dokumentu było szybkie i intuicyjne.

Współpracuj i bądź asertywny

Umiejętność pracy w zespole to jedna z bardziej cenionych cech w każdej firmie, bez względu na zajmowane stanowisko. Może przyczynić się nie tylko do lepszej efektywności i tempa wykonywanych zadań, ale również dobrego samopoczucia pracowników. Dlatego tak ważne w kontekście właściwych zasad organizacji pracy jest wypracowanie podstawowych umiejętności interpersonalnych. Jedną z ważniejszych z nich jest asertywność. Pozwala ona nie tylko na stanowcze i kulturalne wyrażanie swoich opinii, ale również przyjmowanie konstruktywnej krytyki, bez obrażania się na swoich przełożonych lub podwładnych.