DrukarniaOnline.pl

Porządek w dokumentach – jak go zachować?

Porządek w dokumentach – jak go zachować?

Spis treści:

 

Posiadanie niezliczonych ilości dokumentów w pracy i w domu to duże wyzwanie – bardzo często trudno odnaleźć się w ich gąszczu. Warto więc odpowiedzieć na pytanie o to, jak przechowywać dokumenty oraz wymienić najważniejsze zasady ich archiwizacji.

 

Jak przechowywać dokumenty?

Porządek w dokumentah - jak go zachować?

Każda praca biurowa wiąże się z generowaniem bardzo dużych ilości dokumentów, dlatego ważnym elementem dobrej organizacji jest umiejętne nimi zarządzanie. Warto zatem zadać sobie pytanie o to, jak przechowywać dokumenty, aby nie pogubić się w ich gąszczu, łatwo odnaleźć w danej chwili te potrzebne i kiedy rozstawać się z tymi niepotrzebnymi? Jest to całkiem proste, jednak należy trzymać się kilku podstawowych zasad archiwizacji dokumentów. Są nimi przede wszystkim: segregowanie, klasyfikowanie, ewidencjonowanie i wybieranie tych, które powinny być przeznaczone do zniszczenia.

 

Zasady archiwizacji dokumentów

Porządkowanie dokumentów warto rozpocząć od ich dokładnego posegregowania i sklasyfikowania. Najlepszym pomysłem jest przydzielenie poszczególnym grupom dokumentów czasu, przez który będą przechowywane i konsekwentne trzymanie się założeń.

Kolejnym ważnym krokiem jest prowadzenie ewidencji. To bardzo istotna część zasad archiwizacji dokumentów, ponieważ pozwala na szybkie i proste wyszukiwanie konkretnych papierów, a także selekcję tych, które należy już wyrzucić lub zniszczyć oraz oznaczanie ich. Jak prowadzić ewidencję? Warto założyć własny rejestr, który będzie zawierał krótki opis każdego dokumentu: jego typ, rok powstania i planowany czas jego przechowywania.

No właśnie, tylko jak oszacować optymalny czas przechowywania poszczególnych typów dokumentów? Jest to związane z następnym ważnym elementem zasad archiwizacji: kwalifikowaniem czasu ich żywotności. W tym celu warto polegać na swoim doświadczeniu. Niektóre rodzaje dokumentów warto bowiem, ze względu na ich istotność, trzymać latami, inne natomiast są zbędne już po miesiącu. Kluczowa z zasad archiwizacji dokumentów mówi, że równie ważne jest nieniszczenie papierów zbyt pochopnie, co przechowywanie ich zbyt długo.

Odpowiedź na pytanie o to, jak przechowywać dokumenty, warto zakończyć radą dotyczącą samego sposobu składowania ich w biurze lub domu. Opcji jest wiele, a wykorzystanie konkretnych sprzętów zależy między innymi od tego, jak wiele dokumentów trzeba zagospodarować. Przydatne są na pewno specjalne szafki, regały, pudła i pojemniki archiwizacyjne, tak zwane kuwety i tacki, katalogi, teczki, skoroszyty i segregatory. Warto również mieć w zanadrzu bindownice, laminatory i niszczarki, a także rozmaite przydatne gadżety: zakładki indeksujące, etykiety, przekładki i samoprzylepne karteczki. Wszystkie te sprzęty można nabyć w specjalistycznych sklepach i hurtowniach z artykułami biurowymi oraz w drukarniach.