DrukarniaOnline.pl

5 sposobów na lepszą organizację pracy

Dobra organizacja pracy. 5 zasad na poprawę efektywności czasu pracy.

Ciągłe przeświadczenie o braku czasu, piętrzenie się zadań i obowiązków, zapominanie o niektórych zadaniach lub odkładanie ich na później. Aby praca przynosiła więcej satysfakcji i przebiegała bez zakłóceń, warto to zmienić. Klucz do sukcesu tkwi we właściwej organizacji pracy - zarówno swojej, jak i podlegających pracowników. Co zrobić, aby efektywnie zarządzać, a codzienne czynności zabierały mniej czasu? Oto sekret skutecznej organizacji pracy.

 

Spis treści:

 

Czym jest organizacja pracy i jaki ma wpływ na zarządzanie czasem?

Organizacja pracy to klucz do efektywności zarówno w życiu zawodowym, jak i prywatnym. Każde stanowisko, zawód, a nawet konkretna firma wymaga często zupełnie innych schematów działania.

Przyjęło się sądzić, że organizacja zadań jest łatwiejsza, jeśli nasza praca odbywa się stacjonarnie, a wszyscy współpracownicy spotykają się każdego dnia w biurze. Kontakt z przełożonym również odgrywa tutaj pewną rolę.

W dobie pracy zdalnej wiele osób jednak poszukuje inspiracji i sposobu na dobrą organizację oraz priorytetyzowanie swoich obowiązków w domowym zaciszu. Niestety, nawet przy najlepszych chęciach nie zawsze nam to wychodzi. Czas zmienić przyzwyczajenia, stworzyć uporządkowane miejsce z odpowiednimi pomocami biurowymi, określić jasno harmonogram pracy na poszczególne dni, zadbać o czas wykonywania zadań i odpoczynku. Zacznij już dziś!

Przyjazna przestrzeń do pracy. Jak ją zorganizować?

 

Zasada 1: Odpowiednie zorganizowanie przestrzeni do pracy

Pracując z domu, powinniśmy przede wszystkim zadbać o to, aby stworzyć sobie odpowiednią przestrzeń do pracy. Przede wszystkim zacznijmy od wybrania cichego i spokojnego punktu, z dala od dźwięków codziennego życia. Po wybraniu miejsca warto ustawić tam kontenerek na potrzebne dokumenty lub dostosować miejsce na biurku, które pozwoli nam uporządkować wszystkie nasze dokumenty.

Zadbajmy też o dobre oświetlenie oraz kilka artykułów biurowych czy większych dodatków, które umożliwią skuteczne zarządzanie czasem pracy. Lista zadań przejrzyście będzie wyglądać na popularnej tablicy magnetycznej lub korkowej. W takie pomoce warto też wyposażyć pracowników.

 

Zasada 2: Jasne określenie zadań w ramach własnej pracy

Organizacja pracy to również precyzowanie i planowanie poszczególnych zadań. Ten etap należy wykonać z uwzględnieniem motywacji, czasu pracy oraz innych potrzeb i obowiązków w ciągu dnia. Nie pomoże brak asertywności - musimy nauczyć się dbać o siebie podczas planowania i organizowania pracy. Potrzebny jest jasny podział zadań - zarówno swoich, jak i współpracowników.

Aby stworzyć konkretną listę zadań, warto wyposażyć się w notesy, notatniki i plannery w formie kalendarza. U wzrokowców świetnie sprawdzi się kalendarz ścienny lub specjalny biuwar na biurko, na którym będzie można zaznaczyć najważniejsze daty, np. deadline zadania. Kalendarz książkowy z kolei pozwoli rozpisać szczegółowo zadania na każdy dzień. Pomoże to w zarządzaniu czasem i dotrzymywaniu terminów.

Dostęp do notatników np. w formacie A5 umożliwi zapisywanie pomysłów i nowych rozwiązań w czytelny sposób. Dzięki temu nie stracisz czasu na szukanie pojedynczych zapisków, co skróci czas Twojej codziennej pracy.

Zadania należy zapisać w przejrzysty sposób. W ustaleniu ich priorytetów pomoże zastosowanie różnych kolorów w postaci markerów i mazaków. Dobrym pomysłem jest zaznaczanie tekstu na odpowiednie kolory. Przykładowo, zadania najważniejsze można podkreślić kolorem czerwonym. Takie, które mogą jeszcze zaczekać, mniej wyrazistym, jak choćby żółtym.

Aby efektywnie określić swoje zadania, wykorzystaj metodę SMART

Sprawdzoną metodą określania celów w pracy jest koncepcja SMART. Zgodnie z nią cele powinny być:

  • konkretne (specific),
  • mierzalne (measurable),
  • osiągalne (attainable),
  • realistyczne (realistic),
  • określone w czasie (timed).

Kiedy już sformułujemy swoje zadania i cele, wtedy należy dokładnie rozplanować je w czasie. Pamiętajmy, aby zadaniom nadawać również odpowiedni priorytet — te najważniejsze i najpilniejsze zawsze powinny znaleźć się na samym szczycie listy.

 

Zasada 3: Podjęcie decyzji o wyeliminowaniu rozpraszaczy

Największym wrogiem organizacji czasu pracy są rozpraszacze. Telefon, media społecznościowe czy telewizor są źródłem trudności w skupieniu i złodziejem czasu. Oddalają nas od realizacji zamierzonych zadań. Delikatne ograniczenie pożeraczy czasu nie wystarczy. Tutaj wymaga jest konsekwencja w podejmowaniu decyzji. Dzięki temu będziesz też efektywnie zarządzać. Dobrym pomysłem jest zainstalowanie aplikacji, które zliczają czas przeznaczany na korzystanie ze smartfona lub wyłączenie powiadomień, które skutecznie odciągają nas od obowiązków. Notatki warto prowadzić analogowo - w zwykłym zeszycie lub notesie, dzięki czemu unikniemy nadmiarowego korzystania z telefonu podczas pracy. Tutaj polecamy przede wszystkim notesy na spirali, które pozwalają bardzo komfortowo blokować kartki przed przewracaniem się.

Ustal z góry czas realizacji obowiązków i czas przeznaczony na odpoczynek. Dobra organizacja pracy w postaci jasno określonego czasu na korzystanie z mediów społecznościowych i innych rozpraszaczy to klucz do sukcesu.

 

Zasada 4: Cykliczna organizacja czasu pracy i konsekwencja w podejmowaniu decyzji

cykliczna organizacja czasu pracy

Warto określić poszczególne dni pracy swojej, jak i pracowników w sposób powtarzalny. Pozwoli to przyzwyczaić się do wykonywania obowiązków i zaplanować inne czynności.

Dobrą praktyką będzie zaplanowanie przerwy na spacer czy pożywny posiłek. Zmęczenie odczuwać będziemy w mniejszym zakresie, wpłyniemy również na zwiększenie wydajności i efektywności pracy. Wszystkie te punkty warto oznaczać na trójdzielnym kalendarzu na ścianę, który cały czas będzie widoczny. Dzięki temu zwiększymy prawdopodobieństwo, że zaplanowana praca przebiegnie zgodnie z planem.

 

Zasada 5: Efektywny odpoczynek poza pracą

Żadne metody organizacji pracy nie pomogą, jeśli zaniedbamy odpoczynek. Pozwólmy sobie przede wszystkim na spokojny sen, czas wolny oraz relaks. Spędzanie całych tygodni w jednej przestrzeni domowej może negatywnie wpłynąć na psychikę. Dlatego warto planować weekendowe wypady za miasto, dłuższe wakacje, a nawet wyjazdy zagraniczne.

W aktualnych czasach, pracując zdalnie, ma się również ten komfort, że można wykonywać swoje obowiązki z każdego miejsca na świecie. Dlatego, kiedy czuje się znużenie, może warto odwiedzić znajomych lub rodzinę, aby choć na chwilę zmienić otoczenie. Jeśli pracując zdalnie na domowym stanowisku pracy trudno jest odpocząć, może warto wypróbować czegoś, co pozwoli efektywnie pracować?

Warto planować pracę z głową - tak, by była efektywna, przebiegała bez problemów i utrudnień. Dzięki temu będzie więcej wolnego czasu na to, co naprawdę przyjemne i rozwijające.